Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos

Sistema integrado de Gestion de Recursos Humanos

27 Jul Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos

El Departamento de Recursos Humanos no es un mero gestor de documentación.

La mayoría de los departamento de Recursos Humanos (RRHH) por los que he pasado se limitan a la mera gestión documental y a ‘apagar los fuegos‘ del día a día. Se olvidan de cómo un Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos (SIGRRHH) ayudaría a su organización.

Los Recursos Humanos es mucho más. Una buena gestión de tu departamento de Recursos Humanos va mucho más allá del día a día al que nos tiene acostumbrados. NOS ESTAMOS PERDIENDO LA PARTE MÁS DIVERTIDA DE NUESTRO TRABAJO. Y esta parte es la que va a hacer ganar dinero a la empresa, un Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos bien diseñado, hace que todos ganen.

El departamento de Recursos Humanos fue creado para trabajar con y para las personas de tu empresa. Y se limitan a realizar los trámites laborales, de selección y prevención de riesgos. Eso no beneficia para nada ni a la empresa económicamente, ni a la imagen de la misma ni a la experiencia del empleado.

De ahora en adelante, desde Consultoría en Alicante, iremos comentando aspectos importantes que se deberían implementar en todos los departamentos de Recursos Humanos si desean tener un sistema integrado de gestión de Recursos Humanos (RRHH) y crear lo que nosotros llamamos la teoría del ‘WIN-WIN’. Si el empleado gana, la empresa gana. Si la empresa gana, el trabajador gana.

El Sistema Integrado de Recursos Humanos es para aquellas empresas y/o profesionales de los RRHH que desean IR MÁS ALLÁ.

 

Hoy vamos a enumerar ciertos aspectos importantes, a tener en cuenta, para poder realizar una gestión eficiente y eficaz de los Recursos Humanos:

 

Puntos de un Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos.

 

1# EL ANÁLISIS Y LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

El Análisis y Descripción de Puestos es una de nuestras herramientas más importantes. Talla y perfila cada una de las piezas de nuestra organización para que ésta funcione a la perfección y con suavidad. Si no encajan al milímetro la maquinaria no funcionará correctamente. Es uno de nuestros pilares básicos para conseguir tanto el crecimiento profesional de tus trabajadores como el de tu empresa. Pilar imprescindible de un buen proceso de selección profesional.

Con esta herramienta, si la desarrollamos y elaboramos de la forma correcta, nos puede dar tal cantidad de información que nos ayudará a perfeccionar y gestionar otras tan importantes como:

  • Valoración de puestos.
  • Adecuación del empleado al puesto de trabajo.
  • Planificación de objetivos.
  • Evaluación del personal.
  • Política de retribución variable.
  • Desarrollo de carreras profesionales.

 

Contamos con otros artículos donde nos extendemos y ampliamos la información acerca de esta herramienta tan potente para tu empresa: ‘AyDP – La importancia de definir bien las piezas de tu empresa‘ y ‘SIGRRHH – El Análisis y Descripción de Puestos’.

2# LA SELECCIÓN COMO ALGO MÁS QUE EL SIMPLE HECHO DE INCORPORAR NUEVOS EMPLEADOS A TU PLANTILLA

El proceso de selección ha dejado de ser, simplemente, esa tarea creada y desarrollada para contratar el perfil más idóneo a mi empresa y el que más se ajuste a mis necesidades de personal. ES MUCHO MÁS, MUCHÍSIMO MÁS. Y NOS LO ESTAMOS PERDIENDO. Nuestro Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos, parte de la base que las personas son las que hacen grandes a las empresas.

Todo proceso de Reclutamiento y Selección consta de 4 grandes fases:

INICIO / DESARROLLO / NUDO / DESENLACE

En esta ocasión, a modo de resumen, vamos a dejar plasmadas las ideas más importantes / claves que debemos de tener en cuenta a la hora de sacarle el máximo beneficio a tal proceso.

INICIO – Haciendo grande a nuestra empresa

  1. Trabajar codo con codo con tu Departamento de Marketing.
  2. Elaborar una convocatoria atractiva de verdad. Original. Más allá de la publicación del perfil en los portales de empleo.
  3. No describamos solo lo importante que es tu empresa sino lo que ésta puede hacer por ti, por tu desarrollo profesional y cómo ésta cuida de sus empleados, de su conciliación con la vida familiar, los beneficios económicos y sociales, etc. ¡Atraigamos!
  4. Seamos creativos. Novedosos. Diferenciémonos. Dejemos volar nuestra imaginación.
  5. Objetivo: Hacer que el talento quieran trabajar con nosotros.

DESARROLLO – Atrayendo al talento

  1. Vayamos más allá de los portales de empleo.
  2. Convirtámonos en reclutadores activos, no pasivos.
  3. Publicitémonos (hay mil formas de llegar a mil sitios sin gastarse un solo euro. Sed creativos)
  4. Hagamos que el talento esté esperando en nuestra puerta hasta que la abramos.

NUDO – Cuidando este primer contacto

  1. Cambiemos el chip. No solo el candidato debe de crear una buena impresión, nosotros, como empresa, TAMBIÉN.
  2. No mintamos. No creemos falsas expectativas laborales.
  3. Mimemos y cuidemos a cada candidato como si fuera el mejor de nuestros clientes (porque, nunca se sabe, pero quizás en un futuro.. lo sea).
  4. Tratemos con respeto y educación a quien tenemos delante. Si hemos realizado una buena preselección, delante tendremos a un profesional tan valido como tú.
  5. Tenemos que seguir vendiéndonos durante todo el proceso de selección. Queremos que esta persona quiera trabajar con nosotros, o que se convierta, de rebote, en un futuro cliente o, por lo menos, que no nos haga mala publicidad.
  6. Sigamos creando. Siendo creativos. Innovando. Sorprendiendo. Diferenciándonos.

DESENLACE – Consigamos que quieran volver

  1. Hemos de crear un recuerdo inolvidable de su paso por nuestra empresa, por nuestro proceso de selección.
  2. Tenemos que conseguir que, aunque hoy no sea el profesional seleccionado, quiera seguir intentándolo apuntándose a futuras ofertas de empleo nuestras.
  3. Vayamos más allá que del simple ‘gracias por tu tiempo’ o la comunicación de su situación dentro del proceso (hoy eso se queda corto).
  4. Consigamos que de esta experiencia no solo nos llevemos algo nosotros y la persona seleccionada. Cada candidato debe de salir con la sensación de que ha ganado algo (un feedback, un reconocimiento sincero, un obsequio, etc.) Hagamos volar nuestra creatividad.
  5. Sigámonos vendiendo hasta el final.

En nuestro artículo SIGRRHH – MÁS ALLÁ DEL PROCESO DE SELECCIÓN definimos  con más detalle cada una de estas fases. No te lo pierdas.reclutamiento-seleccion-top1

3# LA ACOGIDA

Muchos profesionales de recursos Humanos o gerentes de empresas todavía no le dan el valor que se merece ni la importancia que conlleva el integrar, dentro de sus políticas de empresa, un buen Plan de Acogida. Forma parte de nuestros Sistema Integrado de Gestión de Recursos Humanos, asegurarnos que la acogida que recibe en la empresa es la adecuada.

Piensan que con darles trabajo y un sueldo a fin de mes, éstos ya deben de estar contentos y, por lo tanto no deben de tener motivo alguno por el que marcharse. Y esto, en la era en la que vivimos, para nada es así. La fuga de talento es el mayor problema que sufren las empresas hoy en día. Y es ahí donde las empresas marcan la diferencia frente a sus competidores, y donde el Sistema integrado de Gestión de Recursos Humanos tiene mucho que decir.

Además de las múltiples sensaciones de inseguridad y fases de inestabilidad profesional por las que pasa un nuevo empleado hasta que se adapta al puesto, equipo y empresa hay que añadir el cierto desconocimiento que, aún hoy, sobrevuela en muchas empresas sobre este tema.

Nos vamos a encontrar con tantas situaciones diferentes como personas hay en el mundo, pero existen fases por las que sí o sí, en mayor o menor medida, vamos a tener que pasar, en todas y cada una de las nuevas incorporaciones. Una de ellas es la ‘improductividad’ o ‘producción negativa’.

Existe la falsa creencia / esperanza de que si contratamos a un profesional con ‘x’ años de experiencia, en un puesto similar al nuestro, el proceso de adaptación de esta persona será inferior y se le crea una presión de exigencia alrededor totalmente negativa para su evolución.

Hemos de tener presentes ciertos tiempos necesarios para una óptima adaptación:

6 meses para ser totalmente productivo e independiente en tu puesto de trabajo.

12 meses para sentirse y estar totalmente integrado en tu departamento.

18 meses para conocer realmente la empresa, sus valores, normas internas e interiorizar la cultura de empresa.

Beneficios de implementar en nuestras políticas de empresa un Plan de Acogida:

1# Reducir tiempos de adaptación

2# Minimizar las sensaciones negativas del ‘síndrome del nuevo’

3# Retener del talento

4# Reducir tiempos y costes económicos

5# Fortalecer el sentimiento de pertenencia y la cultura de empresa

6# Aumentar su implicación en la empresa

7# Crear embajadores de marca

8# Aumentar el valor de nuestra marca empresarial

Herramientas para implementarlo:

 

1# El Plan de Acogida en un Sistema integrado de Gestión de Recursos Humanos:

El Plan de Acogida (Onboarding) consiste en una calendarización de actividades con el objetivo de facilitar la adaptación del nuevo empleado y conseguir que éste, sea totalmente productivo lo antes posible.

Hemos de tener claro ciertos aspectos importantes a la hora de plasmar este calendario formativo:

  • El Plan de Acogida comienza días antes de la incorporación del nuevo miembro de nuestro equipo.
    • Preparar su puesto de trabajo (mesa, PC, tlf, programas informáticos, mail, etc.)
    • Elaborar toda la documentación laboral y de prevención de riesgos necesaria.
    • Comunicar al resto de los empleados de la nueva incorporación.
  • Deben participar todos y cada uno de los departamentos / áreas.
    • Cada área debe de contar con una figura formadora (esta debe de ser elegida por su interés en desempeñar esta tare y sus habilidades comunicativas y sociales. No nos vale cualquiera.)
  • Debe estar presente la figura del Mentoring durante todo su Plan de Acogida.
  • Realizar evaluaciones de las diferentes fases para poder ir mejorando.
  • El Plan de Acogida no finaliza el primer día. Debe tener una duración adecuada, según el puesto y la empresa.

En nuestro artículo ‘La acogida. El primer paso después de la selección os contamos con más detalle todas y cada una de estas fases. No te lo pierdas.

2# El Manual de Bienvenida

El manual de bienvenida viene a ser una guía que encierra y engloba todos aquellos aspectos que consideremos importantes para la pronta y óptima incorporación del nuevo empleado.

Debe contener aspectos o información tan relevante como:

  • Historia de la organización (de dónde surge, cómo crece, valores, visión, misión, perspectivas de futuro, organigrama, etc.).
  • Tu puesto de trabajo (funciones, compañeros, herramientas / programas que manejas, etc.)
  • Tu Plan formativo (mentor, fechas, evaluaciones 360 grados, etc.)
  • Información laboral (vacaciones, prevención de riesgos, mutua, permisos, dietas, etc.)
  • Tu zona de trabajo (espacios comunes, comedor, horas de descanso, distribución del centro, etc.)
  • Actividades que realiza la empresa (formaciones, actividades lúdicas, concentraciones intercentros, comidas / encuentros Navidad, concursos, etc.)
  • Y, ¿por qué no?, ¿y si nuestro nuevo empleado no es de la zona? Quizás sería óptimo incluir un apartado en el que podamos hablar del ocio la cultura que le rodea, adjuntarle enlaces o links de interés, facilitarle teléfonos de taxis, líneas de autobús, metro, tranvía, etc.

BENEFICIOS DE EL MANUAL DE BIENVENIDA:

  • Facilitamos la integración y adaptación del nuevo empleado a la organización, acortando tiempos y reforzando el sentimiento de pertenencia.
  • Reducimos el sentimiento de inseguridad (al ofrecerle gran cantidad de información útil para su día a día).
  • Favorecemos el cuidado y la retención del talento.
  • Fortalecemos la cultura de empresa.
  • Creamos embajadores de marca.

 

3# La Evaluación del Desempeño, herramienta base de un Sistema integrado de Gestión de Recursos Humanos.

Las evaluaciones del desempeño se pueden llevar cabo en cualquier momento del año, pero se debe de hacer, si o sí, de 2 a 3 veces al año, mínimo.

¿Qué objetivos ocultamos tras esta herramienta?

  • Conocer el progreso del empleado, en la consecución de sus objetivos.
  • Ofrecerle un feedbak al trabajador, para que conozca qué esperamos de él y en qué medida valoramos que lo está consiguiendo.
  • Detectar aquellas áreas a reforzar para potenciar su desempeño laboral y poder elaborar un Plan de Formación individualizado.
  • Poder gratificar a cada empleado según su desempeño, tanto con asignación de beneficios, aumentos de sueldo o desarrollo de carreras profesionales mediante la promoción interna. El Sistema integrado de Gestión de Recursos Humanos debe englobar todo el proceso.

¿Qué evaluaremos?

Este apartado, en gran medida, depende del puesto en sí, pero valoraremos tanto metas, objetivos, como aspectos más difíciles de evaluar (como habilidades y competencias) que las
convertiremos en cuantificables.

¿Cómo se ha de presentar este proceso?

Hemos de trasladar muy bien, al empleado, el objetivo de esta herramienta para evitarnos que aparezcan miedos y, por ello, mientan.

Hemos de trasladar que nuestro único interés es conocer su situación actual para poderle ayudar en el desarrollo de su carrera profesional lo máximo posible.

¿Quién debería de participar en esta evaluación?

Todos aquellos que trabajen junto a él (compañeros, superiores jerárquicos, equipo si tuviera a cargo y, como no, el profesional de RRHH). Un Sistema integrado de Gestión de Recursos Humanos, hace que todos los objetivos de la empresa sean comunes.

¿Qué hacer con todos los datos obtenidos?

MEJORAS. Podemos elaborar un Plan de Formación Individual, un Plan de Desarrollo de Carrera Profesional, Promoción Interna, recompensar económicamente o con beneficios sociales, etc. Pero siempre hay que hacer algo. Siempre hay algo por hacer. Algo que mejorar. Algo que incluir. Algo.

También os recomendamos la lectura de anteriores artículos relacionados con este tema y donde podréis ampliar información al respecto: ‘El Plan de Acogida y Manual de Bienvenida – El poder de una buena acogida ,  La Acogida en un SIGRRHH‘ y ‘¿Qué es la Evaluación del Desempeño? 

 

4# DESARROLLO PROFESIONAL

El Desarrollo de Carreras Profesionales no sólo implica el crecimiento de nuestros empleados, también de la empresa. Este Plan de Acción o de Desarrollo viene dado por varios motivos:

1# Adecuación del profesional al puesto de trabajo.

Esta situación nos suele venir dada, sobretodo, con las nuevas incorporaciones o cambios departamentales.

2# Adaptación del empleado a las nuevas tendencias e innovaciones en su campo de actuación.

Cada día el mercado laboral va cambiando, va innovando, va evolucionando. Se crean nuevas tecnologías, nuevos procesos. La competencia cada día la tenemos más cerca. Es por ello que debemos ir actualizando a todos nuestros empleados con le objetivo de poder estar a la cabeza de las nuevas tendencias.

3# Reorientación de los perfiles profesionales a otras áreas de trabajo.

En ocasiones tenemos grandes profesionales que, por distintos motivos, su motivación no es la adecuada para desarrollar todo su potencial en su puesto actual, por lo que debemos de ser capaces de detectar estas situaciones, estudiar sus perfiles e intentar reorientarles laboralmente dentro de la empresa para poder beneficiarnos de su crecimiento profesional.

4# Planes de promoción y carreras profesionales.

Todas las empresas cuentan con posiciones más ‘delicadas’ a la hora de ser cubiertas y que puede llegar el día en el que los profesionales que las ocupan se jubilen, no cumplan con los objetivos de la empresa o incluso lleguen a irse a otra empresa. ¿Qué hacemos en estos casos? Normalmente, las empresas, contratan consultoras especializadas en Headhunting para encontrar esos perfiles de más alto nivel. En vez de, crearlos desde dentro y jugar con la promoción interna, preparando a estos futuros profesionales potenciales, motivando el desarrollo profesional y reconociendo el talento dentro de tu misma empresa.

Todas estas acciones no se deben de centrar ni se pueden llevar a cabo con el simple hecho de ofrecer formación a estos empleados. Debemos de elaborar en cada una de estas situaciones diferentes planes de actuación. Todas ellas comprenderán las siguientes fases:

  • Estudio del perfil profesional del empleado.
  • Estudio del perfil profesional del puesto.
  • Sesión de coaching (conocimiento de motivaciones, aspiraciones, expectativas, entrenamiento de ciertas competencias, etc.)
  • Evaluación del Desempeño.
  • Plan formativo.

Muchas empresas no son, todavía, conscientes de que el mejor talento es el que se saca de la propia empresa.

5# ENCUESTAS DE CALIDAD / CLIMA ORGANIZACIONAL

Desde mi punto de vista considero que cada persona tiene su motivo para salir de donde está y buscar otra empresa que le dé lo que necesita.

Por cada trabajador habrá un motivo diferente. El dar cobertura a esas individualidades es lo que hará que cada trabajador se encuentra feliz y a gusto formando parte de tu empresa y, por lo tanto, conseguir ese buen clima organizacional tan deseado por todas las empresas.

También es verdad que, aunque seamos seres individuales y cada uno le dé importancia a algo diferente, muchas de las cosas que nos harían estar más satisfechos y
motivados en nuestros trabajos coincidirán con otros muchos compañeros. Es por ello que, aquellas empresas que se preocupan por la satisfacción laboral de sus  trabajadores intentan conocer qué cosas necesitan para mejorar su día a día a través de las encuestas de clima organizacional.

Y algunos, quizás, hasta se sigan preguntando ¿por qué preocuparse tanto por las necesidades de los trabajadores?. Recordemos que, la única manera de conseguir nuestros objetivos empresariales es a través de las personas, de nuestros profesionales.

Acordaros de nuestra teoría del ‘WIN-WIN’, si el trabajador gana – la empresa gana, y viceversa. Como dijo Stephen Covey:

‘La tecnología reinventará los negocios, pero las relaciones humanas seguirán siendo las claves del éxito’.

Las encuestas de clima organizacional se pueden llevar llevar a cabo de muchas maneras, pero hay ciertos aspectos que, desde Consultoría Vitae, consideramos indispensables para obtener datos realmente relevantes.

1# Totalmente anónimas. Parece que no pero aún arrastramos esa cultura antigua de empresa donde se creía que quien se ‘quejaba’ (aportaba ideas para la mejora) se iba a la calle.

Encuestas2# Aspectos a valorar. Normalmente, dependiendo por la fase en la que se encuentre la empresa se suelen centrar las encuestas en un aspecto u otro. Se debe hablar con la dirección, y conocer qué se desea averiguar.

3# Cuándo. Hay empresas que cuando se encuentran en fases de cambio e inestabilidad deciden no pasar este tipo de encuestas por miedo a que la información / los datos que van a obtener serán negativos. El objetivo de las encuestas de calidad no es para  en las épocas buenas leer cosas estupendas por nuestros empleados. Al contrario.

Esta herramienta nos tiene que ayudar a llegar a todos los niveles de la empresa y conocer qué no está funcionando y qué cosas están en nuestras manos mejorar.

4# Actuar. Los empleados dedican tiempo a este tipo de encuestas, donde se les da la oportunidad de expresarse y dar su opinión. Les abrimos una puerta a la esperanza de que ciertas cosas pueden empezar a cambiar si nos ayudan a detectar esas deficiencias. Lo que no podemos hacer es después no realizar ningún tipo de cambio ni mejora.

Hacerles ver que gracias a sus aportaciones vamos a realizar ‘X’ cambios.  De esta forma conseguimos empleados comprometidos con la mejora de la empresa y, por lo tanto, estarán más atentos a aquellos aspectos que se puedan mejorar y tendremos trabajadores más comprometidos a la hora de proponer soluciones que nos hagan crecer y mejorar.

Cuanto más cerca nos encontremos de las necesidades individuales mejor cobertura daremos a éstas. Ahora, para llegar a este punto se necesita de mucha dedicación, pero… es posible.

6# FOMENTO DE LA CULTURA DE EMPRESA

No hay ninguno de todos estos procesos que sólo beneficie a una de las partes. Todos y cada uno de ellos aumenta la calidad de la experiencia tanto de la empresa como del empleado.

Desde Consultoría Vitae somos conscientes de que el día a día te absorbe y resulta casi imposible centrarse y dedicar tiempo a cualquiera de estos aspectos que, en un principio, no proporcionan ganancias económicas en un primer momento, pero en un futuro a medio plazo, incrementan el beneficio de toda la organización.

Si deseas subirte a esta nueva ola del Sistema Integrado de Gestión para tu departamento de Recursos Humanos, pero no cuentas con los medios o el tiempo necesario, no dudes en solicitarnos información a cerca de nuestros servicios a través de nuestra web www.consultoriavitae.es o por medio de un mail a nuestro correo info@consultoriavitae.es

En Consultoría Vitae queremos formar parte de tu negocio y ayudarte a conseguir tus objetivos. Somos tu nuevo laboratorio de ideas.

 

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